Hướng dẫn gia hạn tư cách lưu trú “Du học” tại Nhật Bản – Dành cho du học sinh muốn tiếp tục học, chuyển trường hoặc học lên bậc cao hơn

Dành cho du học sinh muốn tiếp tục học, chuyển trường hoặc học lên bậc cao hơn

Nếu bạn đang học tại Nhật Bản với tư cách lưu trú “Du học” (Zairyu Shikaku “Ryugaku”; 在留資格「留学」) và muốn tiếp tục chương trình hiện tại, học lên bậc cao hơn (ví dụ: từ trường tiếng Nhật lên senmon, từ đại học lên cao học) hoặc chuyển sang một trường khác tại Nhật, thì gần như chắc chắn bạn sẽ phải xin gia hạn thời gian lưu trú.

Bài viết này giải thích một cách thực tế và dễ hiểu:

• Khi nào cần nộp hồ sơ gia hạn

• Cách hoạt động của “thời gian gia hạn đặc biệt” (grace period 2 tháng) sau khi nộp hồ sơ

• Các loại giấy tờ thường cần chuẩn bị

• Ảnh hưởng của việc bảo lưu, thôi học đến tư cách “Du học”

• Lợi ích khi để gyoseishoshi (行政書士 – luật sư hành chính Nhật Bản) được đăng ký “Shinsei Toritsugi; 申請取次” đứng ra làm thủ tục thay bạn

Nội dung này dành cho mọi du học sinh nước ngoài đang sống tại Nhật, bao gồm cả Việt Nam, Trung Quốc, Hàn Quốc, các nước Đông Nam Á, Nam Á, châu Âu, châu Phi, châu Mỹ…

1. Khi nào bạn phải gia hạn tư cách lưu trú “Du học”?

Trên thẻ cư trú (Residence Card) của bạn có ghi ngày hết hạn của tư cách “Du học”.
Kể cả bạn vẫn đang trong kỳ học hoặc năm học, thì khi đến ngày đó, tư cách lưu trú hiện tại cũng kết thúc.

Nếu:

• Ngày hết hạn trên thẻ đang đến gần, và

• Bạn muốn tiếp tục học tại trường hiện tại, hoặc chuyển lên bậc học tiếp theo, hoặc

• Bạn dự định chuyển sang trường khác ở Nhật để tiếp tục học,

thì bạn bắt buộc phải nộp hồ sơ “Gia hạn thời gian lưu trú” (Zairyu Kikan Koshin Kyoka; 在留期間更新許可) trước khi ngày hết hạn trên thẻ cư trú đến.

Nếu để quá hạn, dù chỉ một ngày, bạn sẽ bị coi là lưu trú bất hợp pháp (overstay). Điều đó ảnh hưởng rất xấu đến hồ sơ xuất nhập cảnh và các đơn xin visa sau này.

Trong thực tế, nhiều trường đại học, senmon, trường tiếng sẽ:

• Chuẩn bị phần giấy tờ do nhà trường lập,

• Cấp các loại giấy xác nhận cần thiết (giấy chứng nhận đang học, bảng điểm, chứng nhận chuyên cần…)

Nhưng về mặt pháp lý, trách nhiệm xin gia hạn tư cách lưu trú thuộc về chính bạn – du học sinh, chứ không phải nhà trường.

Văn phòng chúng tôi, Yokoyama Legal Service Office, là 申請取次行政書士 (shinsei toritsugi gyoseishoshi – hành chính sư được đăng ký làm đại diện nộp hồ sơ).
Chúng tôi có thể:

• Đứng ra làm đại diện cho bạn,

• Chuẩn bị và nộp hồ sơ lên Cục Xuất nhập cảnh,

• Trao đổi, giải thích với cán bộ xét duyệt thay cho bạn.

Về nguyên tắc, bạn không cần tự đến Cục Xuất nhập cảnh xếp hàng, trừ khi phía Cục đặc biệt yêu cầu bạn trực tiếp lên làm việc.

2. Thời điểm nộp hồ sơ và “thời gian gia hạn đặc biệt” sau khi nộp

Bạn có thể nộp đơn xin gia hạn trong vòng 3 tháng trước ngày hết hạn ghi trên thẻ cư trú.
Trong thực tế, nên nộp càng sớm càng tốt, đặc biệt là quanh thời điểm bận rộn như đầu học kỳ tháng 4, tháng 10, hoặc trước và sau kỳ nghỉ dài.

Một câu hỏi rất hay gặp là:
“Visa của em sắp hết hạn rồi, nếu nộp ngay trước ngày hết hạn thì có sao không?”

Điểm mấu chốt là:

• Nếu bạn nộp hồ sơ xin gia hạn trước ngày hết hạn, và

• Hồ sơ đã được Cục Xuất nhập cảnh chính thức tiếp nhận (được “thụ lý”),

thì từ ngày hết hạn ghi trên thẻ hiện tại, thời gian lưu trú của bạn được coi là tự động kéo dài thêm tối đa 2 tháng.

Khoảng thời gian này thường được gọi là “thời gian đặc biệt” (Tokurei Kikan; 特例期間 – grace period).

Trong thời gian đặc biệt này:

• Về mặt pháp lý, bạn vẫn được coi là đang có tư cách lưu trú “Du học” như cũ.

• Bạn có thể tiếp tục các hoạt động được phép, như đi học bình thường.

• Nếu bạn có giấy phép làm thêm ngoài tư cách (資格外活動許可), bạn vẫn có thể làm thêm, miễn là không vượt quá giới hạn số giờ.

Trong thời gian grace period, Cục Xuất nhập cảnh sẽ tiến hành xét duyệt hồ sơ và gửi thông báo kết quả (bằng bưu thiếp, phong bì, hoặc email/thông báo hệ thống nếu bạn dùng hình thức nộp online).

Vì vậy, nếu bạn đã nộp hồ sơ đúng hạn, đừng quá hoảng hốt khi nhìn vào thẻ cư trú “hết hạn” trên giấy. Quan trọng là hồ sơ gia hạn đã được thụ lý, và bạn đang nằm trong thời gian đặc biệt hợp pháp cho đến khi có kết quả.

3. Quy trình cơ bản để gia hạn tư cách “Du học”

Dù mỗi trường và mỗi cá nhân có chút khác biệt, quy trình tổng thể thường giống nhau.

Trước hết, bạn sẽ nhận được mẫu “Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú” (Zairyu Kikan Kyoka Shinseisho; 在留期間更新許可申請書). Trường có thể phát cho bạn, hoặc bạn tự tải từ trang web của Cục Xuất nhập cảnh. Bạn điền cẩn thận phần thông tin dành cho “người xin” dựa theo hộ chiếu và thẻ cư trú. Sau đó, bạn nộp lại cho văn phòng sinh viên/phòng giáo vụ của trường. Nhà trường sẽ điền phần dành cho cơ sở giáo dục, xác nhận ngành học, thời gian học, chuyên cần, thành tích và đóng dấu của trường.

Khi trường đã hoàn thành phần của họ, họ sẽ trả lại bộ hồ sơ cho bạn, hoặc gửi trực tiếp cho chúng tôi nếu bạn ủy quyền cho văn phòng chúng tôi. Song song, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ cá nhân khác như giấy tờ tài chính, giấy tờ về người bảo lãnh, giấy tờ chứng minh lý do học tiếp…

Khi đã chuẩn bị đủ, bạn (hoặc chúng tôi với tư cách đại diện) sẽ nộp hồ sơ lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh khu vực phụ trách nơi bạn cư trú. Có hai hình thức:

• Nộp bản giấy trực tiếp tại quầy, hoặc

• Nộp qua hệ thống nộp hồ sơ online, nếu bạn đáp ứng điều kiện kỹ thuật (ví dụ có thẻ MyNumber và đầu đọc thẻ).

Nếu bạn sử dụng dịch vụ của gyoseishoshi có đăng ký “Shinsei Toritsugi; 申請取次” như chúng tôi, thông thường chúng tôi sẽ đóng vai trò là người nộp hồ sơ và là đầu mối trao đổi với Cục thay bạn.

Sau khi nộp, hồ sơ của bạn bước vào giai đoạn xét duyệt. Thời gian xét duyệt khác nhau tùy trường hợp, nhưng nhiều hồ sơ được giải quyết trong vòng vài tuần. Khi có quyết định, bạn sẽ nhận được thông báo. Nếu được chấp thuận, bạn hoặc chúng tôi sẽ lên Cục với các giấy tờ cần thiết (passport, thẻ cư trú hiện tại, tem lệ phí…) để nhận thẻ cư trú mới với thời hạn đã được gia hạn. Nếu bị từ chối, phía Cục sẽ thông báo lý do và hướng xử lý tiếp theo.

4. Nếu hồ sơ gia hạn “Du học” bị từ chối thì sao?

Nếu Cục Xuất nhập cảnh không chấp thuận việc gia hạn tư cách “Du học”, thông thường họ sẽ cấp cho bạn một tư cách ngắn hạn để chuẩn bị xuất cảnh. Thực tế thường là một dạng “Hoạt động chỉ định” (Tokutei Katsudo; 特定活動) để chuẩn bị rời Nhật, với thời hạn rất ngắn, hay gặp là 30 hoặc 31 ngày.

Chi tiết 30 ngày hay 31 ngày rất quan trọng.

Nếu bạn được cấp 31 ngày “tư cách chuẩn bị xuất cảnh”, thì trong một số trường hợp vẫn còn khả năng xem xét nộp lại hồ sơ. Khi nộp lại trong khoảng 31 ngày đó, nếu hồ sơ được thụ lý, thời gian đặc biệt 2 tháng sẽ phát sinh từ mốc hiệu lực mới.

Ngược lại, nếu bạn chỉ được cấp 30 ngày, điều đó thường thể hiện thái độ của Cục là khá nghiêm khắc đối với việc nộp lại. Trong nhiều trường hợp như vậy, gần như không còn hiện thực để xin lại, và bạn được yêu cầu rời Nhật trong thời gian ngắn đó.

Khả năng nộp lại hay không phụ thuộc rất nhiều vào lý do bị từ chối ban đầu và toàn bộ bối cảnh hồ sơ. Nếu bạn nhận được thông báo từ chối hoặc giấy “chuẩn bị xuất cảnh”, tốt nhất hãy trao đổi với chuyên gia càng sớm càng tốt, thay vì tự phán đoán. Chúng tôi có thể xem xét giấy tờ, hồ sơ trước đây và tình hình thực tế để đánh giá liệu còn con đường nào khả thi hay không.

5. Danh sách giấy tờ thường cần khi gia hạn tư cách “Du học”

Dưới đây là danh sách tham khảo chung. Trên thực tế, từng trường, từng địa phương và từng hoàn cảnh cá nhân có thể có yêu cầu thêm hoặc bớt một số loại giấy tờ.

Nhóm giấy tờ cơ bản

• Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú (mẫu chính thức do Cục quy định)

• Các biểu mẫu bổ sung, bản checklist hoặc giấy xác nhận theo yêu cầu của Cục

• 01 ảnh thẻ (hoặc dữ liệu JPEG)

  • Kích thước 4 cm × 3 cm

  • Chụp trong vòng 6 tháng gần đây, chính diện, không đội mũ, nền đơn giản, không chỉnh sửa, rõ nét

• Hộ chiếu (passport)

• Thẻ cư trú (Zairyu card; Residence Card)

• Giấy chứng nhận đang học (Zaigaku shomeisho; 在学証明書)

• Giấy chứng nhận điểm và chuyên cần (Seiseki-shusseki syomeisho; 成績・出席証明書)

• Giấy chứng nhận học bổng (nếu bạn đang nhận học bổng)

Trường hiện tại khác với trường lần xin trước

• Giấy chứng nhận tốt nghiệp/bản sao bằng tốt nghiệp của trường cũ

• Giấy chứng nhận điểm và chuyên cần của trường cũ

Người bảo trợ tài chính khác so với lần xin trước

• Bản cam kết hỗ trợ tài chính (theo mẫu Cục yêu cầu)

• Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người bảo lãnh và du học sinh

  • Ví dụ: sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy xác nhận quan hệ thân nhân…

• Giấy tờ chứng minh khả năng tài chính của người bảo lãnh

  • Giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng, sao kê tài khoản, chứng nhận thu nhập, chứng nhận nộp thuế…

Vừa mới nhập học, chưa có giấy chứng nhận đang học

• Giấy “Thông báo trúng tuyển/giấy cho phép nhập học” do trường cấp, thường được chấp nhận tạm thay cho Zaigaku Shomeisho; 在学証明書 trong kỳ đầu tiên

Trường hợp là nghiên cứu sinh, sinh viên dự thính, học từng môn (Kamoku Rishu; 科目等履修)

• Tùy trường và ngành, Cục có thể yêu cầu thêm

• Thường cần kế hoạch học tập/đề cương nghiên cứu chi tiết, và xác nhận của giảng viên hướng dẫn

Đã từng bị nhắc nhở về làm thêm quá giờ hoặc vấn đề khác

• Nếu trước đây bạn bị Cục lưu ý về làm thêm quá số giờ được phép hoặc các vấn đề vi phạm khác, Cục có thể yêu cầu thêm:

  • Bản giải trình chi tiết về chi phí sinh hoạt và nguồn tài chính,

  • Giấy tờ chứng minh tiền gửi từ gia đình ở nước ngoài,

  • Kế hoạch tài chính trong thời gian tới để đảm bảo không vi phạm nữa.

Khi bạn ủy quyền cho chúng tôi, chúng tôi sẽ lập một checklist riêng cho hồ sơ của bạn, để bạn biết rõ mình cần chuẩn bị những gì, theo thứ tự nào, tránh sót giấy tờ quan trọng.

6. Bảo lưu, thôi học và ảnh hưởng đến tư cách “Du học”

Việc bảo lưu (nghỉ học có chủ đích), không đăng ký môn trong một kỳ/năm có thể ảnh hưởng rất lớn đến việc gia hạn tư cách “Du học”. Về nguyên tắc, nếu bạn không thực sự học trong một khoảng thời gian (không lên lớp, không đăng ký môn), Cục Xuất nhập cảnh thường không muốn gia hạn tư cách “Du học” cho giai đoạn đó.

Nếu bạn buộc phải nghỉ học vì lý do bất khả kháng – ví dụ nghĩa vụ quân sự bắt buộc ở nước mình – thì nhất định phải vừa trao đổi với nhà trường, vừa sớm xin tư vấn chuyên môn về tư cách lưu trú. Trong nhiều trường hợp như vậy, hướng giải quyết thực tế là:

• Kết thúc tư cách “Du học” ở Nhật, quay về nước,

• Khi gần hết thời gian nghĩa vụ, xin nhà trường hỗ trợ xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (CoE – Zairyu Shikaku Nintei Shomeisho; 在留資格認定証明書) để làm lại visa “Du học” và quay lại nhập học.

Trong tình huống đó, vai trò của chúng tôi là điều phối trao đổi ba bên giữa bạn – nhà trường – Cục Xuất nhập cảnh, để việc nghỉ học và quay lại Nhật được xử lý đúng quy định và ít rủi ro nhất.

Nếu bạn bị buộc thôi học hoặc bị xóa tên (Joseki; 除籍), tình hình còn nghiêm trọng hơn. Một khi bạn không còn là sinh viên của trường, thông thường không thể tiếp tục gia hạn tư cách “Du học”. Lúc đó, bạn phải:

• Hoặc chuyển sang một tư cách lưu trú khác phù hợp (nếu có cơ sở pháp lý),

• Hoặc rời Nhật trong thời gian được phép.

Vì những vấn đề này rất nhạy cảm và phụ thuộc nhiều vào thời điểm, đừng để đến sát ngày hết hạn mới bắt đầu nghĩ cách xử lý.

7. Tại sao nên nhờ gyoseishoshi đăng ký “Shinsei Toritsugi” hỗ trợ?

Theo pháp luật Nhật Bản, chỉ những người có tư cách nghề nghiệp được quy định – như gyoseishoshi (行政書士) hoặc luật sư – mới được phép nhận thù lao để chuẩn bị và nộp hồ sơ xuất nhập cảnh thay cho người khác. Các “công ty tư vấn” hoặc cá nhân không có bằng cấp chuyên môn không được phép nhận tiền để “làm visa giùm” về mặt pháp lý.

Nếu bạn giao hồ sơ quan trọng của mình cho một đơn vị không có tư cách, rủi ro gồm:

• Hồ sơ bị soạn sai,

• Thiếu giấy tờ quan trọng,

• Được tư vấn sai hoặc quá đơn giản,

• Và trong trường hợp xấu, bị từ chối gia hạn, gây ảnh hưởng đến lịch sử lưu trú, tương lai ở Nhật, thậm chí khả năng quay lại Nhật sau này.

Trước khi tin tưởng ai đó nói rằng “có thể làm rẻ cho em”, bạn nên kiểm tra:

• Người đó có phải là gyoseishoshi chính thức, có số đăng ký rõ ràng hay không?

• Văn phòng có địa chỉ, thông tin minh bạch hay không?

Tư cách lưu trú không chỉ là “miếng giấy” trên thẻ. Nó là nền tảng pháp lý cho toàn bộ cuộc sống, học tập và tương lai của bạn tại Nhật. Vì vậy, việc để chuyên gia có đăng ký chính thức hỗ trợ là một lựa chọn an toàn hơn rất nhiều.

8. Về chúng tôi – Văn phòng pháp lý Yokoyama (Yokoyama Legal Service Office)

Yokoyama Legal Service Office là văn phòng pháp lý tại Tokyo do hành chính sư (gyoseishoshi) điều hành, đã đăng ký chính thức với Cục Xuất nhập cảnh là “Shinsei Toritsugi Gyoseishoshi; 申請取次行政書士”.

Điều này có nghĩa là, sau khi hoàn thành khóa đào tạo bắt buộc và thủ tục đăng ký với Cục, chúng tôi được phép:

• Nộp đơn thay cho khách hàng,

• Làm việc với Cục Xuất nhập cảnh với tư cách đại diện cho khách.

Đối với bạn – một du học sinh – điều đó mang lại lợi ích rất cụ thể:

• Trong nhiều trường hợp, bạn không cần tự mình đến Cục Xuất nhập cảnh,

• Không phải lo lắng xếp hàng, giao tiếp tiếng Nhật chuyên môn tại quầy,

• Bạn có thể tập trung cho việc học và cuộc sống, trong khi hồ sơ được xử lý chuyên nghiệp.

9. Nội dung dịch vụ chúng tôi cung cấp (trong hồ sơ gia hạn “Du học”)

• Đánh giá tổng thể tình hình cá nhân của bạn: trường, điểm, chuyên cần, lịch sử làm thêm, tình hình tài chính

• Giải thích rõ ràng rủi ro và lựa chọn khả thi, bằng tiếng Nhật, tiếng Anh hoặc tiếng Trung

• Soạn toàn bộ mẫu đơn, đơn giải trình, thư giải thích cho Cục Xuất nhập cảnh

• Lập checklist giấy tờ riêng cho bạn: cần xin gì từ trường, từ ngân hàng, từ gia đình, từ thành phố…

• Dịch các giấy tờ tiếng Nhật sang tiếng Anh nếu Cục yêu cầu nộp bản tiếng Anh

• Thay mặt bạn nộp hồ sơ lên Cục Xuất nhập cảnh có thẩm quyền, bằng bản giấy hoặc thông qua hệ thống nộp online

• Trao đổi với cán bộ xét duyệt phụ trách hồ sơ của bạn, giải đáp câu hỏi và nộp thêm giấy tờ nếu được yêu cầu

• Theo dõi tiến độ xét duyệt, tư vấn bạn nên làm gì trong thời gian chờ kết quả

• Trong khả năng, thay mặt bạn lên nhận thẻ cư trú mới và bàn giao lại cho bạn một cách trọn vẹn

• Hỗ trợ song song việc gia hạn tư cách lưu trú cho vợ/chồng, con cái (tư cách “Người phụ thuộc”) nếu cần

• Tư vấn định hướng lâu dài: sau khi tốt nghiệp, nếu bạn muốn chuyển sang visa Kỹ sư/Trí thức nhân văn/Kinh doanh quốc tế, Lao động tay nghề cao (HSP), Kinh doanh – Quản lý, hoặc xin Vĩnh trú, chúng tôi có thể tiếp tục đồng hành cùng bạn.

10. Hỗ trợ trên toàn nước Nhật và nộp hồ sơ online

Văn phòng chúng tôi đặt tại Nihonbashi, Tokyo, nhưng tiếp nhận hồ sơ của khách hàng trên toàn nước Nhật.
Nhờ hệ thống nộp hồ sơ online chính thức và dịch vụ bưu điện/chuyển phát nhanh, rất nhiều hồ sơ gia hạn “Du học” có thể hoàn tất mà bạn không cần đến tận văn phòng hay Cục Xuất nhập cảnh.

Tùy loại tư cách lưu trú và nội dung hồ sơ, vẫn có một số trường hợp buộc phải nộp trực tiếp bằng bản giấy. Khi rơi vào trường hợp đó, chúng tôi sẽ giải thích rõ lý do và thay mặt bạn đến nộp tại quầy với tư cách đại diện.

Dù bạn sống ở Hokkaido, Kanto, Kansai, Kyushu hay Okinawa, chỉ cần đang lưu trú hợp pháp tại Nhật, bạn đều có thể liên hệ và ủy quyền cho chúng tôi xử lý hồ sơ gia hạn.

11. Liên hệ và tư vấn ban đầu

Nếu bạn đang băn khoăn:

• Không biết giấy tờ mình chuẩn bị đã đủ chưa,

• Lo lắng điểm số hoặc chuyên cần, lịch sử làm thêm quá giờ ảnh hưởng thế nào đến hồ sơ,

• Không rõ nếu chuyển trường, bảo lưu, nghỉ học thì visa sẽ ra sao,

thì tốt nhất là hỏi sớm thay vì chờ đến những ngày cuối cùng trước khi hết hạn.

Bạn có thể liên hệ với chúng tôi bằng tiếng Nhật, tiếng Anh hoặc tiếng Trung.
(Nếu thuận tiện, bạn có thể gửi email tiếng Việt; chúng tôi sẽ xử lý bằng cách dịch nội bộ hoặc trao đổi với bạn bằng tiếng Anh/tiếng Nhật.)

Yokoyama Legal Service Office（行政書士横山国際法務事務所）

Điện thoại: 03-6264-9388

Email: info@lawoffice-yokoyama.com

Việc gia hạn đúng và kịp thời tư cách “Du học” có vai trò rất quan trọng đối với kế hoạch học tập và tương lai nghề nghiệp của bạn tại Nhật Bản.
Chúng tôi rất sẵn lòng hỗ trợ để hồ sơ của bạn được xử lý một cách cẩn thận, đúng luật và với mức căng thẳng thấp nhất có thể.